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Gérer ses mails… la suite des règles d’écologie mentale !

Gérer ses mails… la suite des règles d’écologie mentale !

 

Article écrit par Gaël Allain et Charlotte Toso, respectivement Directeur Scientifique et Ingénieur en Sciences Cognitives de My Mental Training Pro®.

 

Dans la lignée de la dernière MyMTP Review consacrée à notre responsabilité en tant que producteurs d’informations et diffuseurs d’emails, intéressons-nous désormais à notre rôle en tant que récepteurs. Attention, là encore, pas de recette miracle pour lutter contre l’inflation de messages reçus mais quelques petites astuces susceptibles de nous conduire progressivement vers la seule et unique méthode de gestion efficace des emails, c’est-à-dire… celle qui fonctionne pour soi !

Ainsi, nous ne considérerons pas la problématique de la réception des emails d’un point de vue technique en répondant, par exemple, à des questions du type ; quel système de tri adopter ? D’ailleurs, est-il véritablement nécessaire de trier ses emails étant donné l’efficacité des outils de recherche par noms / mots clés…?

Nous nous intéresserons plus généralement à l’impact de ce flux d’informations sur nos cerveaux en proposant quelques pistes pour tenter de regagner confort et efficacité dans la gestion de nos courriels.

Commençons d’ailleurs par la méthode la plus efficace ! Déconnectons-nous ! Personne n’est véritablement obligé de travailler avec sa boite mail ouverte en permanence ! Bien évidemment, selon le domaine dans lequel nous évoluons, l’importance des informations reçues et les délais à respecter, cette injonction peut paraître totalement illusoire.

Mais arrêtons-nous quelques instants sur cette situation. En effet, en plus d’être perturbante voire totalement stressante, la crainte de rater « l’information » importante est surtout contreproductive !

Voici quelques arguments qui devraient vous inciter à déconnecter sans mauvaise conscience :

 

Le ratio d’informations importantes – à vous de juger, mais pour quelques informations réellement importantes, il est probable que vous receviez une quantité très largement supérieure de données de moindre valeur et, encore plus souvent, sans pertinence par rapport à votre activité du moment.

Le coût réel des interruptions – en rapport direct avec le point précédent, la multiplicité des interruptions ne serait ce que par un petit signal (bip, notification…) d’indication de réception entraîne une perturbation attentionnelle qui pénalise très fortement l’activité en cours.

La composante émotionnelle – associée à la peur de rater des informations ou d’être trop lent dans les réponses… constitue une dépense inutile de ressources intellectuelles exacerbée par la vitesse de transfert des données numériques. Toutes les ressources cognitives utilisées pour moduler le stress lié à la gestion des flux ne sont plus disponibles pour traiter les flux eux-mêmes.

 

Bref si vous passez moins de temps sur votre boite mail, vous aurez plus de temps pour traiter vos mails !

 

Voici quelques petites astuces qui nous permettront de nous responsabiliser en tant que récepteurs.

  • Planifions la relève de nos emails importants. Notre cerveau a besoin d’être encadré et a du mal à gérer les activités qui ne se terminent jamais. Il n’aime pas non plus être interrompu. Il lui est donc difficile de traiter les emails « au fil de l’eau » c’est-à-dire en même temps que la réalisation d’une autre activité. Il est donc primordial de planifier la relève des emails dans la journée. L’idéal est de se limiter à 3 ou 4 relèves quotidiennes donnant lieu, le cas échéant, à des réponses rapides (cf. point 3). Les réponses nécessitant plus de temps devant être également planifiées et rédigées hors connexion. Si jamais les spécificités de votre activité vous imposent une relève plus fréquente, aucun souci, gardez à l’esprit qu’il reste tout de même plus efficace de relever vos emails toutes les 30mn plutôt que de subir le flot ininterrompu d’arrivée d’informations, boite mail ouverte.
  • Questionnons-nous sur la notion de délai et indiquons-le clairement dans les emails. Eh oui, tous les emails n’ont pas la même importance et n’appellent pas systématiquement une réponse ou une action immédiate. Envoyer et donc recevoir des informations comportant une notion de délai clairement établi et explicité permet de ne pas rester en « veille permanente » au travail et même parfois le soir et le week-end, avec tout le stress que cela comporte.
  • Ne consacrons pas trop de temps à nos réponses. En moyenne, la rédaction d’un email ne doit pas prendre plus de 5 minutes. Nos réponses doivent être courtes et compactes. Sinon demandons-nous si ce support de communication est bien le plus adapté à la situation…

 

Pour conclure et pour garder un peu le contrôle sur notre boite mail, rien ne nous empêche d’être malins !

Nous pouvons, par exemple, après des congés ou un déplacement professionnel annoncer à nos interlocuteurs une date de retour au bureau postérieure à notre retour réel. Cela nous laisse ainsi un ou deux jours de battement durant lesquels nous pouvons traiter à notre rythme les emails reçus sans pression au niveau des délais, puisque nous ne sommes pas sensés répondre avant d’être « officiellement » rentrés !

Même chose vous pouvez annoncer clairement à vos interlocuteurs que vous ne lirez plus les emails dans lesquels vous n’êtes pas le destinataire principal. Vous limiterez ainsi une partie du trafic lié à la copie et au « pour info ».

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